Od 1. 1. 2026 vstoupil v účinnost zákon č. 323/2025 Sb., o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele (dále jen "zákon o JMHZ"). Nicméně povinnosti podle něj bude zaměstnavatel plnit až od 1. 4. 2026, tj., zejména zasílat pravidelně jednotné měsíční hlášení a přihlašovat a odhlašovat sebe a své zaměstnance do nových evidencí podle zákona o JMHZ – evidence zaměstnavatelů a evidence zaměstnanců. V souvislosti s tímto zákonem nesmíme opomenout ani dva další právní předpisy, a to je tzv. změnový zákon, tj. zákona č. 360/2025 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele (dále jen "změnový zákon k JMHZ"), a nařízení vlády č. 417/2025 Sb., k provedení zákona o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele (dále jen "nařízení vlády k JMHZ").
ZAMĚSTNAVATEL A EVIDENCE ZAMĚSTNANCŮ
Od 1. 4. 2026 jsou zaměstnavatelé povinni přihlašovat své zaměstnance na základě zákona o JMHZ do evidence zaměstnanců. Použijí k tomu nové podání tzv. "REGZEC" – registrace zaměstnance, což v podstatě nahradí podání "ONZ" – Oznámení o nástupu do zaměstnání.
Zaměstnanci, kteří už ale jsou vedeni na ČSSZ v registru pojištěnců podle zákona o nemocenském pojištění, nemusí být znovu přihlašování do evidence zaměstnanců podle zákona o JMHZ. Data z registru pojištěnců budou plně využita pro potřeby evidence zaměstnanců. U takových zaměstnanců zaměstnavatel pouze dohlásí údaje, které v registru pojištěnců vedeny nebyly a nově se vyžadují pro potřeby evidence zaměstnanců. Toto dohlášení provedou zaměstnavatelé prostřednictvím nového podání "REGZEC" přes tzv. akci 3 – změna údajů zaměstnance, a to ve lhůtě do 30. 4. 2026.
Jaké údaje se budou u zaměstnanců doplňovat, lze zjistit na webu ČSSZ v dokumentu "Seznam údajů dohlašovaných za zaměstnance".
Pokud zaměstnanec skončí v období leden až březen 2026 a zaměstnavatel existuje dál, musí zaměstnavatel za takového zaměstnance dohlásit údaje prostřednictvím jednotného měsíčního hlášení (za měsíce leden až březen 2026). Jak se ale u takových zaměstnanců zaměstnavatel dozví jejich osobní identifikační čísla a identifikátory zaměstnání, což jsou identifikátory, které musí zaměstnavatel povinně uvádět při zasílání jednotného měsíčního hlášení? Již v současné době existuje na ePortálu ČSSZ nová online služba pro zaměstnavatele "Seznam zaměstnanců". Zde zaměstnavatel může vyhledat veškeré otevřené i uzavřené pojistné vztahy (a v některých případech i nepojištěné). Již od 1. 3. 2026 budou v této službě u všech zaměstnanců doplněna osobní identifikační čísla a identifikátory zaměstnání, takže je zaměstnavatel bude moci vyhledat a poté v dubnu 2026 využít pro dohlášení údajů do evidence zaměstnanců.
JAK ZA SEBE ZAMĚSTNAVATEL DOHLÁSÍ ÚDAJE DO EVIDENCE ZAMĚSTNAVATELŮ?
Zaměstnavatelé se budou muset, podobně jako své zaměstnance, od 1. 4. 2026 přihlašovat do evidence zaměstnavatelů na základě zákona o JMHZ. Zaměstnavatelé k tomuto postupu využijí nové podání "REGZEL" – registrace zaměstnavatele.
Zaměstnavatelé, kteří jsou však před 1. 4. 2026 již vedeni v registru zaměstnavatelů na ČSSZ, se pochopitelně nebudou muset znovu přihlašovat do evidence zaměstnavatelů. Údaje z registru zaměstnavatelů budou využity a zaměstnavatelé budou povinni dohlásit do evidence zaměstnavatelů pouze několik údajů, které v registru zaměstnavatelů vedeny nejsou a nově budou vedeny v evidenci zaměstnavatelů. Toto dohlášení učiní zaměstnavatelé přes podání "REGZEL – DOPL" ve lhůtě do 30. 4. 2026. Podstatné je, že toto doplnění se vztahuje k IČU zaměstnavatele, nikoliv k jeho variabilnímu symbolu. Pokud bude mít tedy zaměstnavatel např. tři mzdové účtárny a tři variabilní symboly, pošle "REGZEL – DOPL" jen jednou, a to prostřednictvím některé ze svých tří mzdových účtáren (volba je zcela na něm). Podání "REGZEL – DOPL" zaměstnavatel zašle ve formátu XML prostřednictvím datové schránky, nebo toto podání vyplní na ePortálu ČSSZ.
Údaje, které zaměstnavatelé budou muset dohlásit, jsou uvedeny v příloze č. 3 části C nařízení vlády k JMHZ. Jedná se o tyto údaje: místně příslušný finanční úřad/specializovaný finanční úřad, územní pracoviště finančního úřadu, vlastní číslo plátce (tento údaj je nepovinný), ID datové schránky pro notifikace zpracování (tento údaj je rovněž nepovinný), agentura práce, písemná dohoda o uznání za zaměstnavatele na chráněném trhu práce podle § 78 ZZ, integrační sociální podnik.
"REGZEL – DOPL" využijí i zaměstnavatelé, kteří budou Českou správou sociálního zabezpečení přihlášeni z moci úřední do registru zaměstnavatelů podle § 39 odst. 1 ZJMHZ. Jedná se o plátce daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti, pokud budou od 1. dubna 2026 zaměstnavateli podle zákona o JMHZ.
JAK JE TO S POSTUPY ZAMĚSTNAVATELE V LEDNU, ÚNORU A BŘEZNU 2026? A CO KDYŽ ZAMĚSTNAVATEL BĚHEM TOHOTO OBDOBÍ UKONČÍ SVOU ČINNOST?
Pokud se budeme bavit o situaci, kdy zaměstnavatel existuje např. od dubna 2025 a pokračuje jako zaměstnavatel dál (neskončí), pak platí postup, že za leden, únor a březen 2026 nezasílá přehled o výši pojistného, evidenční list důchodového pojištění ani jednotné měsíční hlášení. Jednotné měsíční hlášení zašle tento zaměstnavatel dodatečně ve lhůtě od 1. 4. do 30. 6. 2026, a to za každý měsíc zvlášť (zašle celkem tři jednotná měsíční hlášení). Ovšem pozor, za leden, únor a březen 2026 zaměstnavatel klasicky platí pojistné na sociální zabezpečení (za sebe i své zaměstnance), pouze neposílá přehled o výši pojistného.
Zaměstnavatel, který skončí svou činnost do prosince 2025, postupuje podle právní úpravy účinné před 1. 1. 2026, takže se ho nové postupy v souvislosti s jednotným měsíčním hlášením nijak nedotknou. Pokud zaměstnavatel skončí v prosinci 2025, pošle ve lhůtě do 20. 1. 2026 přehled o výši pojistného tak, jak byl zvyklý dosud. Stejně tak se odhlásí "postaru" z registru zaměstnavatelů podle zákona o nemocenském pojištění.
Pokud zaměstnavatel skončí do konce března 2026, za měsíce leden, únor a březen 2026 neposílá jednotné měsíční hlášení, tato povinnost se na něj nevztahuje. Tento zaměstnavatel je…
